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La notion et la raison d’être des « Managed Print Services » (MPS) évoluent. Initialement, ils étaient conçus comme un moyen de contrôler  les couts liés à l’impression et aux flottes de copieurs dans une entreprise. Aujourd’hui, non seulement les MPS gèrent le matériel et les coûts des consommables, mais ils s’étendent également à de nombreux autres domaines, permettant d’apporter d’importantes améliorations. Par exemple, la collaboration entre services, le service client, la gestion des contrats dépendent du document et de la circulation des informations au sein d’une organisation. En conséquence, le marché des MPS continue de croître au-delà des services de base comme la surveillance des périphériques, au-delà des économies de couts, pour se diriger vers la manière d’améliorer l’efficacité de l’entreprise autour de tous les processus papier dont elle dépend.

Nouveaux défis

Aujourd’hui, les entreprises de toutes tailles font face à de nouveaux défis en ce qui concerne leurs imprimantes et flottes de copieurs, bien au-delà de la question fondamentale du contrôle des couts. Les actions MPS les plus efficaces ont dépassé l’approche axée sur le matériel pour examiner de plus près comment les processus métier et flux d’informations peuvent être améliorés pour augmenter les performances organisationnelles. En effet, avec la majorité des entreprises qui cherchent à accroître leurs efforts de numérisation, les MPS se révèlent être une approche efficace pour l’intégration d’un flux de travail numérique dans un processus qui était précédemment lié au papier.

Cartographiez les flux documentaires

Comment les organisations peuvent tirer le meilleur parti de leurs utilisations des MPS ? Une façon consiste à cartographier les flux de documents existants. Chaque entreprise doit gérer des processus de flux de documents. Que ce processus implique une seule personne ou plusieurs, une série d’étapes est nécessaire pour formuler ce processus. Cela peut consister en une facture, un ordre, un contrat ou tout autre document qui entraîne un processus particulier. Quand cela se produit tous les jours dans une entreprise, il est facile d’utiliser la valeur des MPS pour améliorer et rationaliser les processus de flux de documents importants, ceci afin de maximiser l’efficacité des services et des économies de couts.

Opportunité d’amélioration des processus

Les fournisseurs de services peuvent accroître la valeur de leurs MPS en automatisant leur workflow de gestion des documentaire. Cette automatisation peut soulager et éliminer les défauts et les couts intrinsèques du papier.

Certains points négatifs à l’utilisation du papier :

  • La perte du document
  • Incapacité à localiser rapidement des informations sur les réponses du service client
  • Augmentation du risque de non-conformité aux normes de contrôle et sécurité
  • La hausse des couts liée à la nécessité d’engager du personnel supplémentaire pour gérer les flux de documents papier
  • Perte de temps liée au rangement et la recherche des documents
  • Déplacer des documents papiers de son bureau vers d’autres lieux

Où commencer

Généraliser une nouvelle pratique MPS demande juste de s’y mettre. Avec la quantité de documents auxquels vous faites face, il peut paraître difficile de savoir par où commencer et à première vue la tâche semble titanesque. La question est la même pour les fournisseurs et les clients, « par où dois-je commencer ?  » Commencez par sélectionner un processus documentaire. Le vieil adage « atteindre la fin de son périple commence avec la première étape » est vrai.

N’essayez pas d’améliorer tous les processus d’affaires en une seule fois; commencez par ceux qui sont les plus importants. Après avoir sélectionné le processus à améliorer, commencez par diviser le processus en étapes à suivre du début à la fin. Passez du temps avec chaque personne impliquée dans le processus pour savoir comment se déroule chaque étape, quelles sont les exceptions pour chacune de ces étapes et où le document va une fois l’étape terminée. Le résultat à la fin sera une compréhension claire de ce qui se passe aujourd’hui, ainsi qu’une meilleure compréhension sur la façon de l’améliorer.

Les fournisseurs doivent intensifier leurs offres

Pour les fournisseurs, comprendre le décalage entre un état d’esprit fondé sur les couts et une approche basée sur la valeur est la clé pour comprendre comment fournir plus de valeur aux clients. Les services MPS sont en phase de murissement, la clé est d’offrir des services MPS plus orientés vers la stratégie et qui vont au-delà d’une meilleure utilisation économique de l’appareil. Plus de 50% des grandes entreprises utilisent une certaine forme de MPS déjà, et les analystes estiment que 20 autres pourcent ont l’intention d’adopter le MPS dans la prochaine année. Afin de continuer à avancer, les fournisseurs et les vendeurs devront fournir plus de services à valeur ajoutée et des solutions élargies qui soutiennent l’amélioration plus large du processus.

Avoir un impact sur les entreprises

Les entreprises qui cherchent à étendre la valeur de leurs utilisations MPS doivent rechercher un fournisseur MPS qui peut avoir un impact sur les entreprises véritablement novatrices. Cela nécessite la capacité de regarder habilement comment les machines, les systèmes et les logiciels peuvent être déployés et coordonnés afin d’améliorer la performance organisationnelle et non pas seulement de réduire les couts. Les employés demandent un accès aux dernières technologies qui leur permettent de travailler de manière plus souple et productive.

Pendant ce temps, les attentes des clients changent, les organisations doivent interagir avec des moyens agiles et plus dynamiques pour maintenir un avantage concurrentiel. Cela exige un type de fournisseur de solutions MPS possédant à la fois les connaissances avancées des périphériques, et capables d’écarter la complexité de l’informatique tout en aidant les clients à se concentrer sur l’innovation et l’amélioration des processus

Commencez !

Pour de nombreuses organisations, l’imprimante en réseau, copieur et périphérique multifonction est le point de départ le plus logique pour numériser le contenu et l’automatisation des flux de travail. Par conséquent, l’optimisation des processus continuera d’être un point important pour les entreprises et les fournisseurs de même que les MPS continuent d’évoluer.

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